Waarom archiveren?
Er bestaan grofweg drie redenen voor het bijhouden van een verenigingsarchief:
- Ter bevordering van het reilen en zeilen van de verenigingsorganen
- Ter bewijsvoering en verantwoording
- Cultuurhistorische redenen
Welke stukken worden gearchiveerd?
Alle verenigingsorganen dienen hun stukken per vergadering aan te leveren, hiertoe behoren de agenda en de vergaderstukken, waaronder de ingekomen stukken en de notulen. Op deze manier worden de meeste bescheiden ondervangen.
Sommige stukken zijn langdurig ‘in ontwikkeling’; hiervan dient enkel de uiteindelijke versie gearchiveerd te worden. Daarnaast zijn er verschillende bescheiden die in de praktijk niet als vergaderstukken behandeld worden, maar wel van belang zijn om tot een volledige archivering te komen. Deze worden aanvullend op de vergaderstukken eveneens gearchiveerd.
De volgende bescheiden dienen ten minste aanwezig te zijn in het archief:
- Begrotingen en resultaten
- Correspondentie
- Deelnemerslijsten (zonder volledige namen en andere persoonsgegevens)
- Draaiboeken van activiteiten
- Notulen
- Promotiemateriaal
- Publicaties en andere drukwerken
Procedure aanleveren archiefmateriaal
Documenten dienen zo veel mogelijk per vergadering aangeleverd te worden via e-mail (archiefcommissiegsv@gmail.com). Gelieve de vergaderstukken samen te bundelen in één pdf-bestand. De definitieve versie van materiaal dat niet als vergaderstuk wordt behandeld, maar wel bewaard dient te blijven, kan afzonderlijk aangeleverd worden.
Standaard bestandsformaten en -namen
Om de archivering zo duurzaam en overzichtelijk mogelijk te laten verlopen, wordt er gebruik gemaakt van standaard bestandsformaten en bestandsnamen.
We hanteren de volgende standaardformaten:
Tekst = .pdf
Afbeelding = .jpeg
Audio = [nader te bepalen]
Video = [nader te bepalen]
De bestandsnamen dient als volgt te worden opgebouwd:
ARCO191209_Notulen_commissievergadering
De bestandsnaam begint dus met de afkorting van de commissie, direct gevolgd door de datum (jjmmdd) en vervolgens de omschrijving van het stuk. Er wordt geen gebruik gemaakt van spaties, maar enkel lage strepen.
Voor vragen omtrent de archivering kun je terecht bij de secretaris van onze vereniging.
Inzage van archiefmateriaal
Onze vereniging heeft haar archief ondergebracht bij het Katholiek Documentatie Centrum (KDC). Het bestuur dient toestemming te verlenen voor inzage. Dit kan via een aanvraagformulier van het KDC, of door een bestuurslid de stukken te laten opvragen. De plaatsingslijst vind je hier.
Daarnaast heeft onze vereniging ook een digitaal archief. Hieraan wordt momenteel nog volop gewerkt door de Archiefcommissie, maar deze zou in de toekomst gemakkelijker inzichtelijk moeten zijn voor de leden van verenigingsorganen.