De Archiefcommissie staat het bestuur bij in het archiveren van documenten en het beheren van de informatiestromen binnen de vereniging.
| Direct naar: | 1. Kerntaken 2. Archiveringsprotocol 3. Categorisering KDC 4. Contactenlijst |
Kerntaken
Fysieke Archivering
De fysieke archivering omvat het beheren en bewaren van fysieke verenigingsstukken. Hieronder vallen zowel geprinte documenten als bijzondere stukken zoals posters, vlaggen en beeldmateriaal. Het fysieke verenigingsarchief wordt bewaard in het Katholiek Documentatie Centrum (KDC).
Digitale Archivering
De digitale archivering omvat het beheren van digitale verenigingsstukken en de opslagmedia. Momenteel wordt het digitale archief van de vereniging bewaard op een externe harde schijf.
Verenigingswiki
De verenigingswiki is een kennisbank waar informatie voor en door de verschillende verenigingsorganen wordt verzameld. De archiefcommissie fungeert als redactie voor deze webpagina’s en dient andere leden aan te sporen een bijdrage te leveren aan de wiki.
Archiveringsprotocol
Zie de leidraad archiveren voor een overzicht van bescheiden die ieder verenigingsorgaan dient te bewaren, de wijze waarop deze aangeleverd dienen te worden en de procedure om inzicht te verkrijgen in het archief.
Vanaf verenigingsjaar 2017-2018
In het verenigingsjaar 2017-2018 is er overgestapt op een lopende archivering. De stukken worden per verenigingsorgaan afzonderlijk ingezameld en gearchiveerd. De stukken worden geordend op basis van de vergaderingen. Zo omvat iedere omslag (in het geval van fysieke stukken) of iedere map (in het geval van digitale stukken) de agenda, notulen van de voorgaande vergadering en eventuele overige stukken die besproken zijn. Omdat niet alle stukken die wenselijk zijn om te archiveren regulier besproken worden op vergaderingen, dient er regelmatig nagegaan te worden of dergelijke stukken nagezonden dienen te worden.
Dit is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de secretaris van de vereniging. Hij of zij kan zich naar gelieve bij laten staan door de Archiefcommissie.
Alle stukken worden ondergebracht in de daarvoor bestemde map van het digitale archief. Daarnaast dienen ze ook te worden afgedrukt en gecategoriseerd te worden om in het KDC geregistreerd en opgeslagen te kunnen worden.
Voor verenigingsjaar 2017-2018
Omdat het niet mogelijk was om met terugwerkende kracht een categorisering per vergadering te bewerkstelligen, is er voor de verenigingsjaren voorafgaande aan 2017-2018 gekozen om eveneens per verenigingsorgaan, maar daarbinnen per documentsoort te categoriseren. Dat wil zeggen dat per orgaan de agenda’s, notulen, begrotingen, resultaten, etc. afzonderlijk verzameld zijn. Dit geldt voor zowel de fysieke als de digitale archivering.
Categorisering KDC
Iedere bundeling van vergaderstukken (voor 2017-2018: documentsoorten) wordt samengebracht in één omslag. Deze wordt voorzien van de collectienaam 1020 GSVE, het inventarisnummer (het eerstvolgende nummer op de plaatsingslijst) en een specificatie bestaande uit de afkorting van het verenigingsorgaan en een getal dat aangeeft de hoeveelste omslag dit voor het betreffende verenigingsorgaan in hetzelfde verenigingsjaar is.
Bijvoorbeeld: 1020 GSVE 98 ARCO 01
Zie hier een overzicht van de gebruikte afkortingen voor verenigingsorganen.
Contactenlijst
| Naam | Organisatie | Primair contactadres | Overige gegevens | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
| Ramses Peters | Katholiek Documentatie Centrum | R.Peters@kdc.ru.nl | 030-2416975 Erasmuslaan 36, 6500 HA Nijmegen Postbus 9100 |
Opslaglocatie fysiek verenigingsarchief |